Papier
Wir bieten ihnen zwei unterschiedliche Versand-Arten an:
- • Versand-Art: Vertreter-Regelung (Standard)
- • Versand-Art: E-Mail (Alternative)
Die verschiedenen Prozessschritte unterscheiden sich elementar, deshalb listen wir hier die wesentlichen Unterschiede auf:
Vertreter-Regelung (Standard)
- • Wegen des doch erhöhten Vertrauen-Vorschusses an ePA4Y wird ein separater Vertrag per Docu-Sign zwischen Ihnen und ePA4Y abgeschlossen. +
- • Sie müssen selbst die ePA-App Ihrer Krankenkasse installieren. –
- • In den meisten Fällen müssen Sie bei der Vertreter-Regelung nichts tun, wir erledigen das alles für Sie. ++
- • Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre ePA-APP. ++
Und hier → Link AP-Vertreter geht es direkt zur Beschreibung der Versandart Vertreter-Regelung
E-Mail (alternativ)
- • Wir stellen ihnen am Ende des Prozesses alle Dokumente zur Verfügung. Das erfolgt mit verschlüsselter E-Mail. +
- • Sie müssen nicht, aber sie sollten die übermittelten Daten in Ihre ePA-App hochladen. Diese muss also von Ihnen installiert werden. –
- • Aber Sie müssen die einzelnen Dokumente selbst in Ihre ePA-App hochladen. Dieser Schritt ist aber nicht trivial. – –
- • Wir können diese Schritte nicht erklären. – – –
- • Wir können keine Stichprobe in Ihrer ePA-App durchführen und beim Fehlerfall korrigieren. –
Und hier → Link AP-E-Mail geht es direkt zur Beschreibung der Versandart E-Mail
Unser Verfahren mit der Bezeichnung V1 Papier beschreibt sich eigentlich selbst durch seinen Namen, aber bevor wir zu den Details kommen, ein kurzer Blick in die Vergangenheit.
Seit Januar 2025 in einigen Testregionen, ab dem 1.10.25 wird ihre ePA bei einem medizinischen Leistungserbringer (Arztpraxis, Krankenhaus …) nach dem Stecken ihrer Gesundheitskarte durch diesen befüllt. Aber nicht Alles, was der Arzt bespricht, muss in der ePA gespeichert werden.
Stand heute (01.01.2026) werden nur notwendige Daten wie einem Medikationsplan (eMP) oder Befunde, Arztbriefe (eArztbrief), Laborberichte, etc. in der ePA gespeichert.
Bilder wie CT, MRT etc. können noch nicht gespeichert werden. Den Stand der elektronischen ePA können sie bei der Gematik nachlesen.
Ein Arztbericht oder medizinischer Befund wird der Arzt aber auch nicht sofort in ihre ePA einstellen. Dafür hat der Leistungserbringer 90 Tage nach dem Stecken der Gesundheitskarte Zeit.
Was aber ist mit den medizinischen Befunden vor dem 1.10.25?
Vor dem offiziellen Start der ePA erhielten Sie vom Arzt, einen Labor oder dem Krankenhaus einen Befund auf Papier. Und ePA4Y bietet Ihnen an, diese Dokumente zu digitalisieren. Das können Sie vielleicht auch, aber das Einbringen in die ePA auf dem Smartphone ist doch nicht ganz so trivial, wie es sich anhört.
Vorgehensweise beim Verfahren V1 Papier
Sortieren Sie in Ruhe Ihre Dokumente, am besten nach Datum.
Machen Sie von Ihren Dokumenten Kopien.
Das hat mehrere Gründe. Es soll schon einmal vorgekommen sein, das bei der Zustellung etwas schief gegangen ist. Deshalb Kopien.
Schwärzen Sie keine Stellen auf den Kopien.
Oft sind medizinische Dokumente beidseitig bedruckt. Kopieren Sie jede Seite in der Auflösung 300 DPI. Im Copy-Shop hilft man Ihnen da gerne bei den Einstellungen.
Tackern Sie die einzelnen (zusammengehörenden) Seiten nicht zusammen.
Wenn Sie es für sinnvoll halten, können Sie zusammengehörende Seiten mit einer Büroklammer zusammenbringen.
Bitte falten Sie die Dokumente nicht.
Bevor wir zur Bestellung kommen, sehen sie sich unsere Optionen an.
Denn auch die eine oder andere Option müssen Sie auswählen.
wir empfehlen die Komfort Option Vertreter-Regelung.
Wichtig:
Jetzt müssen sie die Anzahl der Seiten über die Preisermittlung ermitteln, um auf das preislich optimale Produkt (S, M, oder L + Optionen) zu kommen.
Gehen Sie jetzt zu Bestellung.
Stecken Sie die Kopien in einen DIN A4 Umschlag und frankieren Sie diesen ausreichend.
Senden Sie den Umschlag an:
ePA4Y UG
c/o Frau Ines Gruschwitz
Fuggerstr. 4
10777 Berlin
Sobald der Brief eintrifft, sortieren wir Ihre Unterlagen und gleichen den Inhalt mit Ihrer Bestellung ab. Bei Abweichungen werden wir Sie kontaktieren.
Sie erhalten eine E-Mail, das wir mit unserem Prozess beginnen.
Interner Prozess
Wir scannen ihre Kopien, bringen diese ins richtige PDF-Format, benennen die Dokumente richtig, denn derzeitig beherrscht die elektronische Patientenakte ePA noch keine Volltextsuche. Es wird eine Rechnung generiert und diese per E-Mail an Sie versendet. Nach Zahlungseingang generieren wir mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) eine medizinische Zusammenfassung mit Quellverweisen und eine Zusammenfassung in einfacher Sprache. Dabei können Sie bei der Bestellung auch noch Ihre bevorzugte Sprache angeben.
Und wie bekommen Sie ihre digitalisierten Berichte und die medizinische Zusammenfassung und die Zusammenfassung in leichter Sprache zurück zu Ihnen und wie gelangen diese dann in ihre ePA?
Abschluss-Prozess Vertreter-Regelung (Standard)
Voraussetzung ist die Vertrags-Unterzeichnung zwischen Ihnen und einem Vertreter von ePA4Y mit Docus-Sign. Wenn Sie das noch nicht getan haben, lesen Sie bitte die komplette Beschreibung AP-Vertreter-Regelung.
Ihr übermittelter ePA4Y Vertreter überträgt alle medizinischen Dokumente in Ihre ePA-App, auch die zwei zusätzlichen, welche mittels künstlicher Intelligenz (KI) erzeugt wurden, setzt das Dokument der einfachen Sprache auf „verborgen“, (damit haben nur Sie in Ihrer ePA-App Zugriff auf dieses Dokument, aber kein medizinischer Leistungserbringer) und nach einer letzten Prüfung gibt er sich selbst als Vertreter wieder frei.
Ab diesem Zeitpunkt kann er nichts mehr in Ihrer ePA-App tun. Er hat schlichtweg keinen Zugriff mehr. Eine erneute Verbindung kann durch die ePA4Y Person also nicht vorgenommen werden, sondern dazu müssen Sie erneut den Vertreter-Prozess durchlaufen.
Was passiert mit meinen Daten bei ePA4Y?
Nach dem Versand wird das Löschkonzept ausgeführt. Wir bereiten die digitalisierten Daten zum Löschen vor, dieser Prozess wird dann nach 90 Tagen automatisiert ausgeführt. Zum gleichen Zeitraum werden Ihre Papier-Kopien datenschutzkonform dem Aktenvernichter zugeführt. Alle Daten im medizinischen Kontext werden gelöscht.
Nur die Rechnung mit all Ihren Daten müssen wir nach gesetzlichen Bestimmungen archivieren.
Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz
Für alle ePA4Y-Produkte und Alternativen gilt:
Wir sind uns bewusst, dass es sich um ihre Patienten-Daten handelt. Und Sie als Kunde natürlich Wert darauflegen, dass der Schutz medizinischer Daten nicht nur vom Gesetz her in Deutschland den höchsten Stellenwert hat, sondern wie wir auch damit umgehen. Deshalb werden Ihre Daten nur während der Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert. Auch die künstliche Intelligenz verarbeitet die Daten im EWR. Wir haben die Zusicherung, dass die Daten DSGVO konform verarbeitet werden. Am Ende des Prozesses werden alle Daten nach einem geprüften Löschkonzept gelöscht und die übermittelten Papierdokumente vernichtet.
Wenn Sie noch Fragen haben, schauen Sie doch bitte bei unserer Sprechstunde vorbei.
Keine Fragen mehr. Hier gehts zur Bestellung.
Unser Verfahren mit der Bezeichnung V1 Papier beschreibt sich eigentlich selbst durch seinen Namen, aber bevor wir zu den Details kommen, ein kurzer Blick in die Vergangenheit.
Seit Januar 2025 in einigen Testregionen, ab dem 1.10.25 wird ihre ePA bei einem medizinischen Leistungserbringer (Arztpraxis, Krankenhaus …) nach dem Stecken ihrer Gesundheitskarte durch diesen befüllt. Aber nicht Alles, was der Arzt bespricht, muss in der ePA gespeichert werden.
Stand heute (01.01.2026) werden nur notwendige Daten wie einem Medikationsplan (eMP) oder Befunde, Arztbriefe (eArztbrief), Laborberichte, etc. in der ePA gespeichert.
Bilder wie CTR, MRT etc. können noch nicht gespeichert werden. Den Stand der elektronischen ePA können sie bei der Gematik nachlesen.
Ein Arztbericht oder medizinischer Befund wird der Arzt aber auch nicht sofort in ihre ePA einstellen. Dafür hat der Leistungserbringer 90 Tage nach dem Stecken der Gesundheitskarte Zeit.
Was aber ist mit den medizinischen Befunden vor dem 1.10.25?
Vor dem offiziellen Start der ePA erhielten Sie vom Arzt, einem Labor oder dem Krankenhaus einen Befund auf Papier. Und ePA4Y bietet Ihnen an, diese Dokumente zu digitalisieren. Das können Sie vielleicht auch, aber das Einbringen in die ePA auf dem Smartphone ist doch nicht ganz so trivial, wie es sich anhört.
Vorgehensweise beim Verfahren V1 Papier
Sortieren Sie in Ruhe Ihre Dokumente, am besten nach Datum.
Machen Sie von Ihren Dokumenten Kopien.
Das hat mehrere Gründe. Es soll schon einmal vorgekommen sein, das bei der Zustellung etwas schief gegangen ist. Deshalb Kopien.
Schwärzen Sie keine Stellen auf den Kopien.
Oft sind medizinische Dokumente beidseitig bedruckt. Kopieren Sie jede Seite in der Auflösung 300 DPI. Im Copy-Shop hilft man Ihnen da gerne bei den Einstellungen.
Tackern Sie die einzelnen (zusammengehörenden) Seiten nicht zusammen.
Wenn Sie es für sinnvoll halten, können Sie zusammengehörende Seiten mit einer Büroklammer zusammenbringen.
Bitte falten Sie die Dokumente nicht.
Bevor wir zur Bestellung kommen, sehen sie sich unsere Optionen an.
Denn auch die eine oder andere Option müssen Sie auswählen.
wir empfehlen die Komfort Option Vertreter-Regelung.
Wichtig:
Jetzt müssen sie die Anzahl der Seiten über die Preisermittlung ermitteln, um auf das preislich optimale Produkt (S, M, oder L + Optionen) zu kommen.
Gehen Sie jetzt zu Bestellung.
Stecken Sie die Kopien in einen DIN A4 Umschlag und frankieren Sie diesen ausreichend.
Senden Sie den Umschlag an:
ePA4Y UG
c/o Frau Ines Gruschwitz
Fuggerstr. 4
10777 Berlin
Sobald der Brief eintrifft, sortieren wir Ihre Unterlagen und gleichen den Inhalt mit Ihrer Bestellung ab. Bei Abweichungen werden wir Sie kontaktieren.
Sie erhalten eine E-Mail, das wir mit unserem Prozess beginnen.
Interner Prozess
Wir scannen ihre Kopien, bringen diese ins richtige PDF-Format, benennen die Dokumente richtig, denn derzeitig beherrscht die elektronische Patientenakte ePA noch keine Volltextsuche. Es wird eine Rechnung generiert und diese per E-Mail an Sie versendet. Nach Zahlungseingang generieren wir mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) eine medizinische Zusammenfassung mit Quellverweisen und eine Zusammenfassung in einfacher Sprache. Dabei können Sie bei der Bestellung auch noch Ihre bevorzugte Sprache angeben.
Und wie bekommen Sie ihre digitalisierten Berichte und die medizinische Zusammenfassung und die Zusammenfassung in leichter Sprache zurück zu Ihnen und wie gelangen diese dann in ihre ePA?
Abschluss-Prozess E-Mail (Alternativ)
Dieser Prozess beschreibt die Alternative, bei der wir Ihnen alle Dokumente nach der Bearbeitung per E-Mail zusenden.
Die Versandart erfolgt dann mit verschlüsselter E-Mail. Sie erhalten eine E-Mail und verschlüsselt im Anhang alle digitalisierten Dokumente. Die Dokumente sind damit jedoch noch NICHT in ihrer elektronischen Patientenakte (ePA). Das müssen Sie selbst erledigen. Da jede Krankenkasse dies unterschiedlich handhabt, können wir Ihnen dabei leider nicht helfen *).
Das Prinzip *)
Die nachfolgende Aufzählung variiert je nach ePA-App und Krankenkasse *)
Im verschlüsselten Teil unserer E-Mail sind alle digitalisierten Dokumente enthalten.
Alle Befunde und zwei zusätzliche Dokumente, welche mit Hilfe der künstlichen Intelligenz (KI) entstanden sind.
Jedes digitalisierte Dokument muss zuerst lokal abgespeichert werden.
Merken Sie sich den Speicherort. *)
Wechsel Sie dann in Ihre ePA-App. *)
Suchen Sie nach „Dokumente hinzufügen“, manchmal versteckt es sich auch hinter einem + Zeichen bei Dokumenten in ihrer ePA-App *)
Laden Sie das Dokument hoch bzw. fügen Sie das Dokument hinzu *)
Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 einschließlich dem medizinischen Befund und dem Dokument in einfacher Sprache.
Beim alternativen Versand per E-Mail können wir Sie bei dem Hochladen der Dokumente in Ihre ePA-App nicht unterstützen, weil es unterschiedliche Smartphones und andere Geräte gibt, wir uns aber nicht in allen Betriebssystemen (Apple macOS, iOS, iPadOS, Android, Windows und Linux) und den dazugehörenden Geräten auskennen, noch dazu die unterschiedliche Handhabe der ePA-App. Denn fast jede der über 90 Krankenkassen und Versicherungen hat Ihre eigene ePA und den Zugang unterschiedlich gehandhabt. Selbst bei der Benennung der unterschiedlichen Eingabe- und Ausgabe-Felder bekommen Sie unterschiedliche Namen.
Zusammenfassung:
Durch die unterschiedliche Implementierung der Krankenkassen und Ihren Dienstleistungspartnern sind wir NICHT in der Lage, Ihnen eine Hilfestellung anzubieten.
Was passiert mit meinen Daten bei ePA4Y?
Nach dem Versand wird das Löschkonzept ausgeführt. Wir bereiten die digitalisierten Daten zum Löschen vor, dieser Prozess wird dann nach 90 Tagen automatisiert ausgeführt. Zum gleichen Zeitraum werden Ihre Papier-Kopien datenschutzkonform dem Aktenvernichter zugeführt. Alle Daten im medizinischen Kontext werden gelöscht.
Nur die Rechnung mit all Ihren Daten müssen wir nach gesetzlichen Bestimmungen archivieren.
Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz
Für alle ePA4Y-Produkte und Alternativen gilt:
Wir sind uns bewusst, dass es sich um ihre Patienten-Daten handelt. Und Sie als Kunde natürlich Wert darauflegen, dass der Schutz medizinischer Daten nicht nur vom Gesetz her in Deutschland den höchsten Stellenwert hat, sondern wie wir auch damit umgehen. Deshalb werden Ihre Daten nur während der Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert. Auch die künstliche Intelligenz verarbeitet die Daten im EWR. Wir haben die Zusicherung, dass die Daten DSGVO konform verarbeitet werden. Am Ende des Prozesses werden alle Daten nach einem geprüften Löschkonzept gelöscht und die übermittelten Papierdokumente vernichtet.
Wenn Sie noch Fragen haben, schauen Sie doch bitte bei unserer Sprechstunde vorbei.
Keine Fragen mehr. Hier gehts zur Bestellung.
V1 Papier
Sie haben noch medizinische Papierdokumente. — Sie sind bereits hier.
V2 Digital (PDF)
Ihre medizinischen Dokumente liegen im PDF-Format vor. Mehr erfahren →
V3 Digital (ePA)
Sie haben bereits Dokumente in Ihrer ePA. Mehr erfahren →
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