Digital (PDF)
Sie sind schon ein Schritt weiter und haben Ihre Befunde digitalisiert? Dann ist unser ePA4Y Verfahren V2 Digital (PDF) das richtige für Sie.
Wir bieten ihnen zwei unterschiedliche Versand-Arten an:
- • Versand-Art: Vertreter-Regelung (Standard)
- • Versand-Art: E-Mail (Alternative)
Die verschiedenen Prozessschritte unterscheiden sich elementar, deshalb listen wir hier die wesentlichen Unterschiede auf:
Vertreter-Regelung (Standard)
- • Wegen des doch erhöhten Vertrauen-Vorschusses an ePA4Y wird ein separater Vertrag per Docu-Sign zwischen Ihnen und ePA4Y abgeschlossen. +
- • Sie müssen selbst die ePA-App Ihrer Krankenkasse installieren. –
- • In den meisten Fällen müssen Sie bei der Vertreter-Regelung nichts tun, wir erledigen das alles für Sie. ++
- • Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre ePA-APP. ++
Und hier geht es direkt zur Beschreibung der Versandart Vertreter-Regelung
E-Mail (alternativ)
- • Wir stellen ihnen am Ende des Prozesses alle Dokumente zur Verfügung. Das erfolgt mit verschlüsselter E-Mail. +
- • Sie müssen nicht, aber sie sollten die übermittelten Daten in Ihre ePA-App hochladen. Diese muss also von Ihnen installiert werden. –
- • Aber Sie müssen die einzelnen Dokumente selbst in Ihre ePA-App hochladen. Dieser Schritt ist aber nicht trivial. – –
- • Wir können diese Schritte nicht erklären. – – –
- • Wir können keine Stichprobe in Ihrer ePA-App durchführen und beim Fehlerfall korrigieren. –
Und hier geht es direkt zur Beschreibung der Versandart E-Mail
Sie sind schon ein Schritt weiter und haben Ihre Befunde digitalisiert? Dann ist unser ePA4Y Verfahren V2 Digital (PDF) das richtige für Sie.
Die Voraussetzungen dafür sind nicht hoch:
- • Der Befund / Arztbrief etc. muss im PDF-Format vorliegen.
- • Die Auflösung sollte bei 300 dpi liegen
Um es übersichtlich zu gestalten ist es sinnvoll jeden Befund einzeln einzuscannen. Da haben sie sicherlich bereits getan. Der medizinischen Zusammenfassung mit künstlicher Intelligenz ist es egal, aber der Nachteil tritt beim Arzt dann zu Tage.
Denn die medizinische Zusammenfassung zeigt Besonderheiten auf. Ein Verweis zur Herkunft wird am Ende der Zusammenfassung aufgelistet. Der Arzt wird sich dann diese Datei anschauen. Und wenn er dann sich durch viele Seiten und Befunde durchlesen muss, geht die Zeitersparnis verloren.
Das bedeutet, nur zusammenhängende Daten (z.B. Arztbrief + Labor) in eine PDF-Datei packen.
Wenn Ihnen eine große PDF-Datei mit vielen Seiten vorliegt, schreiben sie uns, wir können diese Datei (verlustfrei) kürzen.
- ! Bitte nicht selbst kürzen.
- ! Senden Sie diese PDF-Datei zum Kürzen nicht in die Cloud!
- ! Drucken Sie die Datei nicht in PDF mit ausgewählten Seiten, das ist ein erneutes PDF-Rendering, also nicht verlustfrei!
Umbenennen der digitalen PDF-Dokumente
Sie müssen ihre Dokumente nicht umbenennen.
Hintergrund dafür ist die Suche, die derzeit in der ePA nur nach dem Dokumenten-Namen erfolgen kann. Jeder medizinische Leistungserbringer kann seine eigene Nomenklatur verwenden. Eine Volltextsuche in der ePA wird erst im Jahr 2026 implementiert werden. Wir benötigen für die medizinische Zusammenfassung durch die Künstliche Intelligenz jedoch eine Sortierung, die durch den eindeutigen Dokumenten-Namen ersichtlich ist.
Die Seitenermittlung aus V2 Digital (PDF) werden zusammengezählt um auf das preislich optimale Produkt (S, M, oder L + Optionen) zu kommen, siehe Preisermittlung
Wenn Sie noch Fragen haben, schauen Sie doch bitte bei unserer Fragestunde vorbei.
Wenn alles ermittelt wurde, geht es hier zur Bestellung.
Nach Ihrer Bestellung und dem von Ihnen ausgewählten Verfahren V2 Digital (PDF) erhalten Sie von ePA4Y eine E-Mail mit einem Link, bei dem in Ihrem Browser dann eine Seite erscheint, und Sie dann Ihre vorbereiteten PDF-Dokumente zu uns hochladen können.
Nach der Prüfung Ihrer PDF-Dokumente gleichen wir den Inhalt mit Ihrer Bestellung ab. Bei Abweichungen werden wir Sie kontaktieren.
Zusammenfassung
Sortieren Ihrer PDF-Dokumente
Optional: Umbenennen der PDF-Dokumente
Zählen der Seiten Ihrer PDF-Dokumente
Bestellen
Optional: Wenn Sie große PDF-Dokumente haben, schreiben Sie uns, wo wir was Splitten sollen
Hochladen der PDF-Dokumente
Interner Prozess
Nach der Prüfung Ihre hochgeladenen PDF-Dokumente wird eine Rechnung generiert und diese per E-Mail an Sie versendet.
Die PDF-Dokumente werden nach Erhalt von ePA4Y Mitarbeitern noch überprüft, ob der Name des Dokuments mit unserer Nomenklatur übereinstimmt.
Nach Zahlungseingang generieren wir mit Hilfe von künstlicher Intelligenz eine medizinische Zusammenfassung mit Quellverweisen und eine Zusammenfassung in einfacher Sprache. Dabei können Sie bei der Bestellung auch noch Ihre bevorzugte Sprache angeben.
Und wie bekommen Sie ihre digitalisierten Berichte und die medizinische Zusammenfassung und die Zusammenfassung in leichter Sprache zurück zu Ihnen und wie gelangen diese dann in ihre ePA?
Wir nennen das den Abschluss-Prozess (AP).
Abschluss-Prozess Vertreter-Regelung (Standard)
Voraussetzung ist die Vertrags-Unterzeichnung zwischen Ihnen und einem Vertreter von ePA4Y mit Docus-Sign. Wenn Sie das noch nicht getan haben, lesen Sie bitte die komplette Beschreibung AP-Vertreter-Regelung.
Ihr übermittelter ePA4Y Vertreter überträgt alle medizinischen Dokumente in Ihre ePA-App, auch die zwei zusätzlichen, welche mittels künstlicher Intelligenz (KI) erzeugt wurden, setzt das Dokument der einfachen Sprache auf „verborgen“, (damit haben nur Sie in Ihrer ePA-App Zugriff auf dieses Dokument, aber kein medizinischer Leistungserbringer) und nach einer letzten Prüfung gibt er sich selbst als Vertreter wieder frei.
Ab diesem Zeitpunkt kann er nichts mehr in Ihrer ePA-App tun. Er hat schlichtweg keinen Zugriff mehr. Eine erneute Verbindung kann durch die ePA4Y Person also nicht vorgenommen werden, sondern dazu müssen Sie erneut den Vertreter-Prozess durchlaufen.
Was passiert mit meinen Daten bei ePA4Y?
Nach dem Versand wird das Löschkonzept ausgeführt. Wir bereiten die digitalisierten Daten zum Löschen vor, dieser Prozess wird dann nach 90 Tagen automatisiert ausgeführt. Alle Daten im medizinischen Kontext werden gelöscht.
Nur die Rechnung mit all Ihren Daten müssen wir nach gesetzlichen Bestimmungen archivieren.
Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz
Für alle ePA4Y-Produkte und Alternativen gilt:
Wir sind uns bewusst, dass es sich um ihre Patienten-Daten handelt. Und Sie als Kunde natürlich Wert darauflegen, dass der Schutz medizinischer Daten nicht nur vom Gesetz her in Deutschland den höchsten Stellenwert hat, sondern wie wir auch damit umgehen. Deshalb werden Ihre Daten nur während der Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert. Auch die künstliche Intelligenz verarbeitet die Daten im EWR. Wir haben die Zusicherung, dass die Daten DSGVO konform verarbeitet werden. Am Ende des Prozesses werden alle Daten nach einem geprüften Löschkonzept gelöscht und die übermittelten Papierdokumente vernichtet.
Wenn Sie noch Fragen haben, schauen Sie doch bitte bei unserer Fragestunde vorbei.
Keine Fragen mehr. Hier gehts zur Bestellung.
Sie sind schon ein Schritt weiter und haben Ihre Befunde digitalisiert? Dann ist unser ePA4Y Verfahren V2 Digital (PDF) das richtige für Sie.
Die Voraussetzungen dafür sind nicht hoch:
- • Der Befund / Arztbrief etc. muss im PDF-Format vorliegen.
- • Die Auflösung sollte bei 300 dpi liegen.
Um es übersichtlich zu gestalten ist es sinnvoll jeden Befund einzeln einzuscannen. Da haben sie sicherlich bereits getan. Der medizinischen Zusammenfassung mit künstlicher Intelligenz ist es egal, aber der Nachteil tritt beim Arzt dann zu Tage.
Denn die medizinische Zusammenfassung zeigt Besonderheiten auf. Ein Verweis zur Herkunft wird am Ende der Zusammenfassung aufgelistet. Der Arzt wird sich dann diese Datei anschauen. Und wenn er dann sich durch viele Seiten und Befunde durchlesen muss, geht die Zeitersparnis verloren.
Das bedeutet, nur zusammenhängende Daten (z.B. Arztbrief + Labor) in eine PDF-Datei packen.
Wenn Ihnen eine große PDF-Datei mit vielen Seiten vorliegt, schreiben sie uns, wir können diese Datei (verlustfrei) kürzen.
- ! Bitte nicht selbst kürzen.
- ! Senden Sie diese PDF-Datei zum Kürzen nicht in die Cloud!
- ! Drucken Sie die Datei nicht in PDF mit ausgewählten Seiten, das ist ein erneutes PDF-Rendering, also nicht verlustfrei!
Umbenennen der digitalen PDF-Dokumente
Sie brauchen ihre Dokumente nicht umbenennen. Hintergrund dafür ist die Suche, die derzeit in der ePA nur nach dem Dokumenten-Namen erfolgen kann. Jeder medizinische Leistungserbringer kann seine eigene Nomenklatur verwenden. Eine Volltextsuche in der ePA wird erst im Jahr 2026 implementiert werden. Wir benötigen für die medizinische Zusammenfassung durch die Künstliche Intelligenz jedoch eine Sortierung, die durch den eindeutigen Dokumenten-Namen ersichtlich ist und dies ist Bestandteil unseres Service.
Die Seitenermittlung aus V2 Digital (PDF) werden zusammengezählt um auf das preislich optimale Produkt (S, M, oder L + Optionen) zu kommen, siehe Preisermittlung
Wenn Sie noch Fragen haben, schauen Sie doch bitte bei unserer Fragestunde vorbei.
Wenn alles ermittelt wurde, geht es hier zur Bestellung.
Nach Ihrer Bestellung und dem von Ihnen ausgewählten Verfahren V2 Digital (PDF) erhalten Sie von ePA4Y eine E-Mail mit einem Link, bei dem in Ihrem Browser dann eine Seite erscheint, und Sie dann Ihre vorbereiteten PDF-Dokumente zu uns hochladen können.
Nach der Prüfung Ihrer PDF-Dokumente gleichen wir den Inhalt mit Ihrer Bestellung ab. Bei Abweichungen werden wir Sie kontaktieren.
Zusammenfassung
Sortieren Ihrer PDF-Dokumente
Optional: Umbenennen der PDF-Dokumente
Zählen der Seiten Ihrer PDF-Dokumente
Bestellen
Optional: Wenn Sie große PDF-Dokumente haben, schreiben Sie uns, an welcher Stelle wir Splitten sollen
Hochladen der PDF-Dokumente
Interner Prozess
Nach der Prüfung Ihre hochgeladenen PDF-Dokumente wird eine Rechnung generiert und diese per E-Mail an Sie versendet.
Die PDF-Dokumente werden nach Erhalt von ePA4Y Mitarbeitern stichprobenartig überprüft.
Nach Zahlungseingang werden wir die Dokumente nach unserer Nomenklatur umbenennen und anschließend generieren wir mit Hilfe von künstlicher Intelligenz eine medizinische Zusammenfassung mit Quellverweisen und eine Zusammenfassung in einfacher Sprache. Dabei können Sie bei der Bestellung auch noch Ihre bevorzugte Sprache angeben.
Und wie bekommen Sie ihre digitalisierten Berichte und die medizinische Zusammenfassung und die Zusammenfassung in leichter Sprache zurück zu Ihnen und wie gelangen diese dann in ihre ePA?
Wir nennen das den Abschluss-Prozess (AP).
Abschluss-Prozess E-Mail (Alternativ)
Dieser Prozess beschreibt die Alternative, bei der wir Ihnen einen Link für alle Dokumente nach der Bearbeitung per E-Mail zusenden.
Die Versandart erfolgt dann mit verschlüsselter E-Mail. Der Link zeigt auf alle Ihre von ePA4Y digitalisierten Dokumente. Die Dokumente sind damit jedoch noch NICHT in ihrer elektronischen Patientenakte (ePA). Das müssen Sie selbst erledigen. Da jede Krankenkasse dies unterschiedlich handhabt, können wir Ihnen dabei leider nicht helfen *).
Das Prinzip *)
Die nachfolgende Aufzählung variiert je nach ePA-App und Krankenkasse *)
Im verschlüsselten Teil unserer E-Mail ist ein Link enthalten, der auf alle von ePA4Y digitalisierten Dokumente zeigt:
Alle Befunde und zwei zusätzliche Dokumente, welche mit Hilfe der künstlichen Intelligenz (KI) entstanden sind.
Jedes digitalisierte Dokument muss zuerst lokal abgespeichert werden.
Merken Sie sich den Speicherort. *)
Wechsel Sie dann in Ihre ePA-App. *)
Suchen Sie nach „Dokumente hinzufügen“, manchmal versteckt es sich auch hinter einem + Zeichen bei Dokumenten in ihrer ePA-App *)
Laden Sie das Dokument hoch bzw. fügen Sie das Dokument hinzu *)
Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 einschließlich dem medizinischen Befund und dem Dokument in einfacher Sprache
Beim alternativen Versand per E-Mail können wir Sie bei dem Hochladen der Dokumente in Ihre ePA-APP leider nicht unterstützen,
- • weil es unterschiedliche Smartphones und andere Geräte gibt, wir uns aber nicht in allen Betriebssystemen (Apple macOS, iOS, iPadOS, Android, Windows und Linux) und den dazugehörenden Geräten auskennen,
- • noch dazu die unterschiedliche Handhabe der ePA-App. Denn fast jede der über 90 Krankenkassen und Versicherungen hat Ihre eigene ePA und den Zugang unterschiedlich gehandhabt. Selbst bei der Benennung der unterschiedlichen Eingabe- und Ausgabe-Felder bekommen Sie unterschiedliche Namen.
Zusammenfassung:
Durch die unterschiedliche Implementierung der Krankenkassen und Ihren Dienstleistungspartnern sind wir NICHT in der Lage, Ihnen eine Hilfestellung anzubieten.
Was passiert mit meinen Daten bei ePA4Y?
Nach dem Versand wird das Löschkonzept ausgeführt. Wir bereiten die digitalisierten Daten zum Löschen vor, dieser Prozess wird dann nach 90 Tagen automatisiert ausgeführt. Alle Daten im medizinischen Kontext werden gelöscht.
Nur die Rechnung mit all Ihren Daten müssen wir nach gesetzlichen Bestimmungen archivieren.
Vertrauen, Sicherheit und Datenschutz
Für alle ePA4Y-Produkte und Alternativen gilt:
Wir sind uns bewusst, dass es sich um ihre Patienten-Daten handelt. Und Sie als Kunde natürlich Wert darauflegen, dass der Schutz medizinischer Daten nicht nur vom Gesetz her in Deutschland den höchsten Stellenwert hat, sondern wie wir auch damit umgehen. Deshalb werden Ihre Daten nur während der Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert. Auch die künstliche Intelligenz verarbeitet die Daten im EWR. Wir haben die Zusicherung, dass die Daten DSGVO konform verarbeitet werden. Am Ende des Prozesses werden alle Daten nach einem geprüften Löschkonzept gelöscht und die übermittelten Papierdokumente vernichtet.
Wenn Sie noch Fragen haben, schauen Sie doch bitte bei unserer Fragestunde vorbei.
Keine Fragen mehr. Hier gehts zur Bestellung.
V1 Papier
Sie haben noch medizinische Papierdokumente. Mehr erfahren →
V3 Digital (ePA)
Sie haben bereits Dokumente in Ihrer ePA. Mehr erfahren →
Bereit für die Bestellung?
Wählen Sie Ihr Paket und starten Sie direkt.